Kişisel Verileri Saklama Ve İmha Politikası

Kişisel Verileri Saklama Ve İmha Politikası

1.AMAÇ

Parkkonak İnşaat Anonim Şirketi (“Şirket”) olarak, çalışanlarımız, çalışan adaylarımız, ziyaretçilerimiz, iş bağlantılarımız, tedarikçilerimiz, müşterilerimiz, internet sitemiz ve sosyal ağlarımızı ziyaret eden kullanıcılarımız ve sair üçüncü kişiler dahil gerçek kişilerin kişisel verilerinin Türkiye Cumhuriyeti Anayasası, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve 28.10.2017 tarih ve 30224 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) başta olmak üzere ilgili mevzuata uygun olarak saklanmasına ve gerektiği şekilde ve sürede imha edilmesine dikkat etmekteyiz.

Bu sebeple, veri sorumlusu sıfatıyla yürütmekte olduğumuz iş süreçleri esnasında elde ettiğimiz tüm kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süreyi ve imhalarına ilişkin süre ve işlemleri işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’na (“Politika”) göre belirlemekte ve gerçekleştirmekteyiz.

Ayrıca, kişisel verilerin saklanması ve imhası sürecinde, bu verilerin hukuka aykırı olarak saklanmasını ve imhasını önlemek amacıyla her türlü teknik ve idari tedbiri almaktayız. Şirket olarak, kişisel verilerin saklanması ve imhası süreçlerinde özel hayatın gizliliğinin korunmasına önem vermekte ve veri güvenliğini en üst seviyede gözetmekteyiz.

İşbu Politika, faaliyetlerimiz sırasında elde edilen kişisel verilerin saklanması ve imhasına dair izlediğimiz yöntemler hakkında açıklamalar içermektedir.

2. KAPSAM

İşbu Politika, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, ziyaretçilerimizin, iş bağlantılarımızın, tedarikçilerimizin, müşterilerimizin, internet sitemiz veya sosyal ağlar yoluyla bizimle etkileşime geçen kullanıcılarımızın ve sair üçüncü kişiler dahil gerçek kişilerin Şirket tarafından işlenmekte olan bütün kişisel verilerini kapsamaktadır.

Politika, Şirket tarafından işlenen bu kişisel verilerin elektronik ve basılı her türlü ortamda saklanmasına ve imhasına ilişkin olup KVKK ve kişisel verilere ilişkin diğer mevzuat ve bu alandaki uluslararası düzenleme ve yol gösterici belgeler gözetilerek ele alınmış ve hazırlanmıştır.

3. TANIMLAR

Bu bölümde Politika’da geçen teknik ve hukuki kavramlar kısaca açıklanmaktadır. Buna göre;

İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi işlemini,

İlgili kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,

İlgili kullanıcı: Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel veriyi işleyen kişiyi,

Kanun: 7/4/2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nu,

Kişisel veri: Kimliği belli veya belirlenebilir gerçek kişiye ait her türlü bilgiyi,

Kişisel veri saklama ve imha politikası: Veri sorumlularının, kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süreyi belirleme işlemi ile silme, yok etme ve anonim hale getirme işlemi için dayanak yaptıkları politikayı,

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi: Kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişi ile ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini,

Kişisel verilerin silinmesi: Tamamen veya kısmen otomatik yollarla işlenen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar tarafından hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesini,

Kişisel verilerin yok edilmesi: Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesini,

Periyodik imha: Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemini,

Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi,

Yönetmelik: 28.10.2017 tarih ve 30224 sayılı Resmî Gazete’ de yayımlanarak yürürlüğe giren Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmeliği,

Karartma: Kişisel verilerin bütününün, kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilmeyecek şekilde üstlerinin çizilmesi, boyanması ve buzlanması gibi işlemleri,

ifade etmektedir.

4. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANDIĞI KAYIT ORTAMLARI

Şirket olarak, bilgi ve iletişim teknolojileri sektöründeki faaliyetlerimizi yerine getirirken elde ettiğimiz kişisel verileri kanuni sürelere uygun olarak saklamak amacıyla;

Kayıt Ortamları

Fiziksel/Basılı

Dijital/Elektronik

Klasörler,

Dosyalar vb.

Veri tabanları,

Harici diskler,

USB,

Uygulama otomasyonları,

Bulut ortamları vb.

kayıt ortamlarını kullanmaktayız.

 

 

5. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASINI VE İMHASINI GEREKTİREN HUKUKİ VE TEKNİK NEDENLER

Mevzuattaki birçok düzenleme kişisel verilerin belirli bir süre boyunca saklanmasını zorunlu kılmaktadır. Bu nedenle, işlediğimiz kişisel verileri ilgili mevzuatta öngörülen süre boyunca veya böyle bir süre öngörülmemişse, kişisel verilerin işlenme amaçları için gerekli olan süre kadar saklamaktayız.

Kişisel verileri birden fazla amaç için işlediğimiz hallerde, verinin işlenme amaçlarının hepsinin ortadan kalkması veya verilerin silinmesine mevzuatta bir engel olmaması ve ilgili kişinin talep etmesi durumunda veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

6.KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE PERİYODİK İMHA SÜRELERİNE İLİŞKİN BİLGİLER

Kişisel verilerin, veri kategorisi, veri saklama ortamı, verilerin toplanmasına ilişkin mevzuat, saklama süresinin başlangıcı, sonu ve toplam saklanacak süre gibi unsurlar göz önünde bulundurularak saklanması gerekmektedir. Kişisel veri kategorilerine dair detaylı bilgiye sizler için hazırladığımız Genel Aydınlatma Metni’nden ulaşabilirsiniz.

KVKK’da yer alan kişisel verileri işleme şartlarının ortadan kalkması veya bu faaliyetlerin son bulması, ilgili verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini gerektirmektedir. Bu sebeple, Yönetmelik’in 12. maddesine istinaden veri sorumlusunun kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, işleme şartları ortadan kalkan kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğü bulunmaktadır. Şirket olarak, tüm kişisel verilerinize dair periyodik imha işlemini 180 günlük aralıklar içerisinde gerçekleştirmekteyiz.

 

7. KİŞİSEL VERİLERİN İMHA EDİLMESİNE YÖNELİK YÖNTEMLER VE TEDBİRLER

7.1 Kişisel Verilerin Silinmesine Dair Yöntemler

Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar tarafından hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesini ifade eder. Şirket olarak, kişisel verilerin hukuka uygun olarak silinmesi işlemini gerçekleştirebilmek amacıyla tarafımızca kullanılan ve Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun yayınlarında da belirtilen tekniklerden bazıları şu şekildedir:

7.1.1 Basılı Ortamda Tutulan Verilere Yönelik Yöntemler

  • Kâğıt üzerinde bulunan kişisel veriler karartma (maskeleme) yöntemi kullanılarak, veya
  • Belgenin ilgili kullanıcıların erişemeyeceği bir ortamda güvenli olarak saklanması sureti ile silinmektedir.
     

​7.1.2 Elektronik Ortamda Tutulan Verilere Yönelik Yöntemler

Kişisel veriler, saklandıkları kayıt ortamlarına göre, aşağıda yer alan yöntemlerle silinmektedir:

Verinin Saklandığı Ortam

Silme Yöntemi

Veri tabanları
  • Kişisel veri içeren satırlar veri tabanı komutları ile (DELETE vb.) silinmektedir.
  • İlgili kullanıcının, rol ve izin ataması yapılarak veri tabanına erişimi engellenmektedir.

Merkezi Sunucu
  • İşletim sistemindeki silme komutu ile kişisel veri içeren dosyalar silinmektedir.
  • İlgili kullanıcının, kişisel veri içeren dosyanın bulunduğu dizin üzerindeki erişim hakları kaldırılmaktadır.

Taşınabilir cihazlar (USB, Hard disk, CD, DVD vb.)
  • Kişisel verilerin bulunduğu dosyalar şifreli olarak saklanmakta ve ilgili kullanıcın dosyaya erişimi engellenmektedir.
  • Kişisel verilerin bulunduğu dosyalar uygun yazılımlar kullanılarak silinmektedir.

 

7.2 Kişisel Verilerin Yok Edilmesine Dair Yöntemler

Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Şirket olarak, kişisel verilerin hukuka uygun olarak yok edilmesini gerçekleştirebilmek amacıyla tarafımızca kullanılan ve Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun yayınlarında da belirtilen tekniklerden bazıları şu şekildedir:

7.2.1 Basılı Ortamda Tutulan Verilere Yönelik Yöntemler

Kişisel veri içeren belgeler kâğıt kesme makinesi ile öğütme yöntemi ile yok edilmektedir.

 

7.2.2 Elektronik Ortamda Tutulan Verilere Yönelik Yöntemler

Kişisel veriler, bulunduğu sistemlerin türüne göre, aşağıda yer alan yöntemlerden bir veya birkaçı kullanılarak yok edilmektedir:

Verinin Saklandığı Ortam

Yok Etme Yöntemi

Bulut Ortamları
  • Söz konusu sistemlerde yer alan kişisel verilerin depolanması ve kullanımı sırasında kriptografik yöntemlerle şifrelenmesi ve kullanılan şifre anahtarlarının yok edilmesi gerekmektedir.

Çevresel Sistemler (Ağ cihazları, flash tabanlı ortamlar, optik sistemler, sim kart ve sabit hafıza alanları vs.) ve Yerel Sistemler
  • De-manyetize etme yöntemi ile aygıtın üzerindeki veriler okunamaz hale getirilmektedir.
  • Kişisel veri içeren cihazlar; yakma, küçük parçalara ayırma, eritme gibi fiziksel işlemlerle yok edilmektedir.
  • Özel yazılımlar ile var olan verilerin üzerine rastgele veri girişi yapılması sonucu eski verilerin kurtarılmasının önüne geçilmektedir.

 

7.3 Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesine Yönelik Yöntemler

Şirket olarak, saklama süresi sona eren kişisel verileri anonim hale getirmekte, veri ile ilgili kişi arasındaki bağı koparmakta ve bu sayede ilgili kişinin tespit edilmesini engellemekteyiz. Anonim hale getirme işlemleri kapsamında tarafımızca kullanılan ve Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun yayınlarında da belirtilen tekniklerden bazıları şu şekildedir:

7.3.1 Maskeleme

Bu yöntem, kişisel veri niteliğindeki bir bilginin, belirli alanlarının kaldırılarak veya değiştirilerek ilgili kişi ile bağının kesilmesini ifade eder. Şirket olarak, çeşitli internet sitelerinde bilgi ve iletişim teknolojileri sektöründe gerçekleştirdiğimiz faaliyetlerimize yönelik yaptığınız yorumları paylaşırken isim ve soy isim bilginizdeki bazı kısımları yıldızlamaktayız. (“**n* *******n: Değerli bir kurum! gibi)

7.3.2 Değişkenleri Çıkartma

Bu anonim hale getirme yönteminde değişkenlerden bir veya birkaçı bir sütun halinde tablodan çıkartılmakta ve bu sayede ilgili kişinin tespit edilebilmesi güçleştirilmektedir. Bu yöntem değişkenin kamuya ifşa edilmeyecek derecede hassas bir veri olması veya değişkenin yüksek dereceli bir tanımlayıcı olması durumlarında kullanılmaktadır.

7.3.3 Kayıtları Çıkartma

Bu yöntemde veri kümesinde yer alan ve tekillik teşkil eden bir satırın çıkartılması ile anonimlik kuvvetlendirilmektedir. Örneğin, bir anket çalışmasına katılmış olan ve cinsiyeti kadın olan tek bir kişi bulunmakta ise bu kişiye ait satır veri kümesinden çıkartılarak veri kümesine dair üretilebilecek varsayım ihtimali düşürülmektedir.

7.3.4 Rastgeleleştirme

Rastgeleleştirme, veri karması ve gürültü eklenmesi gibi, veri ile ilgili kişi arasındaki bağı tamamen kaldırmayan fakat verinin doğruluğunu azaltmak suretiyle zayıflatan birtakım yöntemleri kapsamaktadır.

7.3.4.1 Veri Karması

Bu yöntemde, belirli bir veri kümesindeki bazı bilgiler söz konusu küme üzerinde gerçekleştirilecek incelemeyi etkilemeyecek şekilde karıştırılmaktadır. Örneğin, çalışanların yaş ortalaması alınmak istenen bir departmanda, çalışanların yaşlarını gösteren değerlerin birbiriyle değiştirilmesi suretiyle veri karması yapılabilecektir.

7.3.4.2 Gürültü Eklenmesi

Bu yöntem ile veri kümesinde yer alan değer, ekleme veya çıkarma işlemi ile belirlenen ölçüde değiştirilmektedir. Örneğin, veri kümesinde yer alan her bir yaş değerine 5 eklenmesi sonucunda bu yaş değeri değiştirilmiş ve yeni değerler oluşturulmuştur.

7.4 Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İmhası İçin Alınan Tedbirler

Şirket olarak, işlediğimiz kişisel verilerin imhasının hukuka uygun olarak gerçekleştirilmesine dikkat etmekte ve bu kapsamda birtakım teknik ve idari tedbirler almaktayız.

İşlediğimiz kişisel verilerin hukuka uygun imhası için, aşağıda sayılanlarla sınırlı olmamak üzere, çeşitli önlemler almaktayız. Bu kapsamda;

  • Yok etme ve silme işlemlerinin video kayıt vb. sistemlerle kayıt altına alınmasını,
  • Oturum kaydı ve benzeri kayıtların tutulmasını,
  • Verilerin üzerine veri yazılarak silinmesi amacıyla kullanılan yazılımların güncel tutulmasını,
  • Çalışanlarımızın kişisel verilerin hukuka uygun imhası konusunda eğitilmesini ve bilgilendirilmesini,
  • Silinen kişisel verilere ilgili kullanıcı tarafından erişilmesinin ve tekrar kullanılmasının engellenmesini,
  • Yapılacak imha işlemleri sırasında yol gösterici olması amacıyla prosedür ve talimatların hazırlanmasını,
  • Veriye erişim sürecinde onay ve denetim mekanizmalarının benimsenmesini ve
  • Verilerin niteliği veya hacmi gerektirdiğinde, alanında uzman profesyonellerle çalışılmasını

sağlamaktayız.

8. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİNİ SAĞLAMAYA YÖNELİK TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

Şirket olarak, kişisel verilerinizin güvenli bir şekilde saklanması, bu verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin ve bu bilgilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi için mevcut teknolojiler göz önüne alındığında gerekli olan her türlü idari ve teknik tedbirleri almaktayız.

8.1 Kişisel Verilerin Güvenliğine Yönelik Teknik Tedbirler

Kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması için, aşağıda sayılanlarla sınırlı olmamak üzere çeşitli önlemler almaktayız. Bu kapsamda;

  • Şirket’e ait cihazlarda kullanılmakta olan anti virüs programlarının güncel olmasını,
  • Şirket cihazlarında yüklü işletim sistemlerinin güncellemelerinin ve yamalarının zamanında yapılmasını,
  • Kullanılmayan yazılım ve servislerin silinmesini,
  • Kişisel verilerin bulunduğu ortamların yedeklerinin alınmasını ve alınan bu yedeklerin doğruluğunun ve bozulmadığının kontrol edilmesini,
  • Veri kaybını/sızıntısını önleyen yazılımların kullanılmasını,
  • Uygunsuz ve lisanssız yazılımların kullanılmasının engellenmesini,
  • Şirket bilgisayarlarının güvenlik duvarının açık durumda olmasını,
  • İnternet ağ geçidi ile kişisel verilerin güvenliğine tehdit teşkil edecek internet sitelerine ve online servislere erişimin engellenmesini,
  • Sistem odalarının fiziksel ve çevresel güvenliğinin sağlanmasını,
  • Kullanıcıların sistemlere giriş yaparken benzersiz kullanıcı adı ve şifre kullanmalarını,
  • Kullanıcı hesap yönetimi ile kişisel verilerin bulunduğu sistemlere erişimin sınırlanmasını,
  • Kullanılan sistemlere yönelik açıklık analizi ve sızma testlerinin yaptırılmasını ve yapılan analiz ve test sonuçlarına göre gerekli tedbirlerin ivedilikle alınmasını,
  • SSL/TLS şifreleme sistemlerinin kullanılmasını,
  • Kullanıcıdan alınan ve elektronik ortamda saklanacak bilgilerin ilgili ortamda, verinin niteliğinin gerektirdiği ölçüde güvenlik sağlayacak şekilde şifreli olarak saklanmasını,
  • Oturum kaydı ve benzeri kayıtların tutulmasını,
  • Önem derecesine göre sınıflandırılmış olan verilerin belirli zaman aralıklarında yedeklenmesini
  • Kişisel verilerin Şirket yetkilileri de dahil olmak üzere yetkisiz kişi veya kişilerle paylaşılmamasını sağlamaktayız.

  •  

8.2 Kişisel Verilerin Güvenliğine Yönelik İdari Tedbirler

Kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması için, aşağıda sayılanlarla sınırlı olmamak üzere, çeşitli önlemler almaktayız. Bu kapsamda;

  • Çalışanlarımızın kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesi konusunda eğitilmesini ve bilgilendirilmesini,
  • Parola prosedürü gibi bilgi güvenliği ile ilgili prosedürlerin düzenlenmesini ve titizlikle uygulanmasını,
  • Verilerinizin Şirket çalışanları tarafından hukuka aykırı olarak işlenmesi halinde alınacak tedbirlerin çeşitli politika ve prosedürlerle düzenlenmesini,
  • İhtiyaç duyulmayan kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini,
  • Bilginin çalınmasını, kaybolmasını veya bozulmasını engellemek amacıyla tüm makul önlemlerin alınmasını,
  • Ortaya çıkabilecek riskler ile risk kontrol ve önlem adımlarının belirlenmesini,
  • Veriye erişim sürecinde onay ve denetim mekanizmalarının benimsenmesini ve
  • 3. kişilerle veri paylaşımının kapsamını belirleyen gizlilik sözleşmelerinin ve diğer sözleşmelerdeki gizlilik hükümlerinin yürürlüğe konulmasını sağlamaktayız.

9. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHA SÜREÇLERİNDE YER ALAN KİŞİLER VE SORUMLULUKLARI

6698 sayılı KVK Kanunu ve ilgili mevzuat uyarınca, kişisel verilerin korunması mevzuatına uygunluğun sağlanması, muhafazası ve sürdürülmesi kapsamında, şirket bünyesinde gerekli koordinasyonu sağlamak amacıyla şirket Veri İrtibat Kişisi ve Operasyon Yönetimi oluşturulmuştur. İşbu politika kapsamında alınan teknik ve idari tedbirlerin gerektiği şekilde uygulanması, ilgili birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin, erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasını sağlamak amacıyla, kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirler Veri İrtibat Kişisi, Operasyon Yönetimi ve sorumlu birimlerce yerine getirilmektedir.

10. GÜNCELLEME SIKLIĞI

İşbu Politika belirlenecek olan periyodik imha süre aralığı içerisinde güncellenecektir.

11. POLİTİKANIN YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILMASI

Politikanın değiştirilmesi veya yürürlükten kaldırılması halinde polikanın değiştirilmiş hali veya yeni politika örneği Parkkonak İnşaat A.Ş internet sitesinde ( www.parkkonak.com.tr/ ) ilan edilecektir.